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浅析人事资料的法律意义
栏目:1号彩票官网动态 发布时间:2018-11-14

(法务部:邱国垒)烦琐的人事资料想必曾让不少入职者和人事专员头疼不已,尤其是法务人员在审核人事资料时,会对人事材料的签名、邮寄方式等进行严格审核,甚至会对邮寄人事资料的快递单上所填写内容进行严格要求。

那么,为何法务人员对待每一份人事资料会有如此深的执念呢?因为,人事资料中的任何一个错误,都有可能使企业承担相应的法律责任!人事资料上的每个签名,都意味着企业履行了相应的告知义务。本期,笔者将引用个别案例,并列举几份人事资料来解析其中蕴含的法律意义。

 

1、offer(中文名:录用通知书)

解析:许多规范化运营的企业往往会在应聘者通过面试后,通过邮件发送录用通知书。而你是否想过,仅有寥寥数百字的一封邮件可能让企业额外支付一笔赔偿金!

案例:2012年9月17日,长沙市XXX科技股份有限公司(以下简称“科技公司”)通过电子邮件向蒋某某发出录用通知书,其中写明入职时间为2012年10月中旬。同日,蒋某某通过电子邮件向原工作单位提交辞职信。次日,科技公司再次向蒋某某发出通知,要求将入职时间改为9月底,否则会考虑另一人选。蒋某某不同意,并称最早10月15日入职。而后,科技公司录用了另一人选。该案经长沙市中级人民法院裁判,最终判决科技公司向蒋某某支付相当于一个月工资标准的赔偿金。

[本案引自(2013)深中法劳终字第1574号民事判决书]

 

2、企业规章制度

解析:企业的规章制度,是企业管理的根本。由于商业世界波诡云谲,当企业发展到一定时期时,需要根据当时的周遭环境和政策对企业的规章制度做相应的调整,以便企业能继续有效运行下去。当企业规章制度有所调整时,企业负有向劳动者告知的义务。如若未履行相应的告知义务,便可能因此而承担相应的法律责任。

当前实践中,企业主要采取两种方式履行告知义务:一是会议纪要;二是邮件通知。但由于邮件方式往往会被以邮件太多、未查看邮件等原因,认定未通知到位。因此,通过会议的方式告知劳动者,并让劳动者签名确认,是一种更妥善的通知方式。

 

3、解除劳动合同通知书

解析:由于现行劳动法规对企业的举证责任要求较高,如若员工出现未履行法定或约定的义务的情形时(比如:按照企业规章制度规定,劳动者连续或累积旷工达XX天时,企业有权解除劳动合同),企业在作出解除劳动合同的决定后,应当及时向劳动者发出《解除劳动合同通知书》。发出的方式如下:一是劳动者签收;二是EMS快递邮寄;三是其它可以明确确定劳动者已获悉解除通知的方式。或许有的员工会发出疑问,如若采用EMS快递邮寄,劳动者又拒收应该怎么办呢?一般而言,采用EMS快递邮寄时,邮寄地址应当选择被辞退员工的身份证地址或其他经员工签名确认的联系地址,同时,在快递上的“品名”一栏,必须清晰填写“解除劳动合同通知书”。在此情形下,即便被辞退员工拒收快件,法院亦会认定企业已经向劳动者发出《解除劳动合同通知书》。

 

4、邮箱及OA账户确认书

解析:近期,公司下发通知要求每位员工对其所使用的邮箱及OA账户进行签名确认。这是因为OA账户、邮箱是员工的日常办公工具,而其中包含大量的公司内部重要信息。而OA系统、邮箱本身是无法直接认定使用者的身份,因此填写相关的《确认书》实际上是让使用者明确其使用的账户,并以此加强使用者的责任心。

 

5、EMS快递单

解析:EMS快递单并不属于人事资料,笔者之所以将EMS快递单放在本文中,更多的是因为“邮寄通知”是主张相关法律权利的一种极其重要的通知方式。在此,笔者将从两个角度分析邮寄通知时应当注意的事宜:

(1)首选“EMS”。由于顺丰快递的高效性和知名度,大多数企业在选择快递时,会首选顺丰。但实际上,在寄送相关重要文件时,更适合选择EMS。目前在法律工作中大多采取EMS的寄送方式,因此采用这种方式将更容易让人了解,并在诉讼案件中取得优势。

(2)注意快递单“品名”一栏的内容填写。由于在经收件人签收的快递单上无法体现寄件人所寄文件的全部内容,收件人完全可能以所签收文件并非寄件人所述文件为由进行抗辩。因此寄件人在快递单的“品名”一栏应注明邮寄的文件名称,如若还有其它重要信息,也应当在“备注栏”上一并填写。


由于本文内容有限,笔者仅在此列举几份材料以说明其中的法律意义。如若读者对其它材料背后的法律意义存疑,欢迎各位与笔者一同讨论。